Возможности документооборота для бизнеса

Никогда не бойся делать то, что ты не умеешь. Помни, ковчег был построен любителем. Профессионалы построили «Титаник». Дэйв Барри

Здравствуйте, дорогие читатели!

Друзья, на каждом предприятии, в каждом учреждении, независимо от масштабов, рода деятельности, существует обязательная отчётность и регламентированный документооборот. Существуют установленные сроки подготовки и сдачи различных форм и справок.

Для чёткой организации сбора и обработки показателей деятельности предприятия существуют следующие виды контроля и учёта: оперативный, бухгалтерский, статистический, управленческий и налоговый.

В основе всех видов контроля и учёта лежит документ (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство). Документы отражают проведение хозяйственных, юридических или иных операций, касающихся товарно - денежных отношений.

Жизнедеятельность любого человека сопровождается определёнными документами, Свидетельство о рождении, Паспорт, Аттестат об образовании, диплом и т.д.

Юридическое определение документа приводится в Федеральном законе от 29.12.94 N 77-ФЗ, ст.1:  «Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

Чтобы определённый текст стал документом, он должен иметь определённую атрибутику:

- название документа;

- номер документа;

- дата документа;

- место составление документа;

- юридические данные подписантов документа;

- описание хозяйственной или юридической операции;

- описание условий проведения операций.

- иные необходимые сведения;

- подписи с расшифровкой;

- в некоторых случаях наличие печати.

В целом, в документе не допускается исправление ошибок, дописок.  Данных указанных в документе должно быть достаточно для исследования в суде.

Существует множество способов классифицировать документы. Нас интересуют документы регистрирующие хозяйственные операции.

Предлагаю начать с оперативного учёта. Целями оперативного учёта являются:

• быстрый ежедневный сбор хозяйственной информации;
• оперативный анализ показателей по работе предприятия, от складских запасов до готовой продукции;
• получение оперативных данных о работе персонала;
• движении денежных средств.

Информация, оперативного учёта, является основанием для анализа хозяйственно-финансового состояния предприятия и принятия руководством управленческих решений в режиме  онлайн.

Данные оперативного учёта кроме количественных показателей позволяют определить факторы, влияющие на отклонения от установленных параметров.

В отличие от других видов учёта, в оперативном учёте используются формы оперативного анализа – аналитические карточки, табличные, графические и другие формы, которые могут отражать информацию, необходимую для целей оперативного управления. Для оперативного учета характерна приближенность к местам технического исполнения конкретного этапа операции или процесса по всем структурным подразделениям.

Функции оперативного учёта:

• текущее управление производством;
• получение аналитических данных для принятия управленческих решений;
• мгновенный и ежедневный сбор информации о хозяйственной деятельности.

Результаты оперативного учёта используют при расчёте загрузок оборудования, в логистике, складском и кадровом учёте. Ведение оперативного учета позволяет повысить эффективность хозяйственной деятельности, регулировать финансовые и производственные процессы, контролировать протекание этих процессов в организации.

С помощью оперативного учёта осуществляется своевременное обобщение числовых данных в документах первичного бухгалтерского учёта и соблюдается принцип отражения всех счётных записей в день совершения хозяйственных операций.

И  так, сегодня мы узнали, что такое документ, познакомились с основами оперативного учёта.

Жду ваших вопросов!